Une facture d’entretien se prépare dès le devis : quel véhicule, quelles pièces, combien d’heures et quels travaux le client a-t-il acceptés ? Ce guide propose une méthode de contrôle pour une intervention mécanique, de la préparation du document au suivi du règlement.
Pour découvrir les fonctions et les conditions de l’essai AutoCoreAI, consultez la page du logiciel de facturation garage. Les étapes ci-dessous servent à organiser le travail de l’équipe ; elles ne supposent ni rapport d’expertise ni automatisation de toutes les décisions.
1. Identifier le client et le véhicule avant de chiffrer
Vérifiez les coordonnées de facturation, l’immatriculation et le véhicule concerné. Un même client peut confier plusieurs voitures au garage : une bonne association dès le départ évite de préparer le document sur le mauvais dossier.
2. Séparer pièces, fournitures et main-d’œuvre dans le devis
Pour une vidange, distinguez le filtre à huile, la quantité d’huile et le temps de main-d’œuvre. Pour un remplacement de freins, précisez les pièces concernées et les opérations prévues. Vérifiez les unités, les quantités, les prix, les remises éventuelles et les totaux. Utilisez des libellés que le client peut comprendre sans connaître vos références internes.
Dans AutoCoreAI, le devis peut être renseigné depuis les formulaires client, véhicule, pièces et main-d’œuvre. L’analyse assistée d’un rapport concerne les dossiers qui en disposent ; elle n’est pas nécessaire pour préparer un entretien courant.
3. Rapprocher le devis des travaux réellement réalisés
Avant facturation, comparez les lignes du devis avec l’intervention. Une pièce supplémentaire ou un temps différent doit être examiné, expliqué et validé selon votre procédure. Conservez l’accord initial et les échanges concernant les compléments. Le passage d’un document à l’autre ne remplace pas ce contrôle.
- Les pièces et quantités correspondent-elles à celles utilisées ?
- Les heures, taux et remises sont-ils corrects ?
- Les compléments ont-ils été présentés au client et acceptés ?
- Les coordonnées, dates, taxes et montants ont-ils été relus ?
4. Conserver le devis PDF avant la conversion
Dans AutoCoreAI, téléchargez le devis PDF et conservez l’accord client avant de choisir « Transformer en facture ». Après confirmation, la conversion reprend les données du devis dans la facture et retire le devis de l’application. Elle ne recalcule pas les lignes en fonction des travaux réalisés : contrôlez et corrigez les écarts avant cette étape.
Relisez ensuite le document obtenu avant sa transmission. Un PDF téléchargeable et un flux de facturation électronique sont deux sujets distincts ; consultez le guide de préparation à la facturation électronique pour examiner ce second parcours.
5. Mettre à jour le suivi après vérification du règlement
Un statut enregistré dans le logiciel ne constitue pas une preuve de réception des fonds. Rapprochez le règlement du document concerné avant de mettre à jour son suivi. En cas d’écart, notez le point à résoudre et désignez la personne chargée de contacter le client. Les relances automatiques et le rapprochement bancaire ne sont pas présentés ici comme des fonctions incluses d’AutoCoreAI.
Comment évaluer ce parcours pendant l’essai ?
Reproduisez un entretien avec des données fictives, puis un cas avec un complément de travaux. Vérifiez que vous savez corriger le devis, conserver son PDF, le transformer et retrouver la facture. Mesurez votre temps de traitement et les corrections nécessaires plutôt que de supposer un gain identique pour tous les ateliers.
AutoCoreAI propose un essai de 14 jours, sans carte bancaire à l’inscription, puis un abonnement payant. Il n’existe pas de formule gratuite permanente. Consultez les formules et modules inclus et les conditions d’abonnement avant de choisir. Pour les besoins au-delà des documents, découvrez la gestion du garage et de l’atelier.
Quel logiciel choisir pour la facturation d’un garage ?
Un logiciel de facturation garage doit au minimum rattacher le client au bon véhicule, distinguer pièces et main-d’œuvre, conserver le devis contrôlé et reprendre les éléments validés dans la facture. Si vous devez aussi organiser les rendez-vous, les ordres de réparation, le planning et le stock, évaluez le parcours complet plutôt qu’un simple éditeur de documents.
AutoCoreAI réunit clients, véhicules, articles, ordres de réparation, devis et factures dans le même environnement. Consultez la page logiciel de facturation garage pour le parcours documentaire et le comparatif des logiciels garage et carrosserie pour distinguer logiciel métier, facturation généraliste, offre gratuite et essai limité.